Celem wdrożenia systemu NIL BPM było zbudowanie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Spraw w celu usprawnienie obiegu dokumentów przychodzących i wychodzących oraz procesów związanych ze sprawami wewnętrznymi. 

Analiza procesów, instalacja, szkolenia

Wdrożenie systemu poprzedziła szczegółowa analiza procesów zachodzących w Urzędzie. Podczas tej analizy nasi specjaliści odbyli szereg spotkań z kierownictwem oraz pracownikami Urzędu. W efekcie tych spotkań opracowane zostały szczegółowe mapy procesów zachodzących w Urzędzie oraz niezbędne do ich realizacji formularze elektroniczne. Celem wdrożenia było usprawnienie obiegu dokumentów przychodzących i wychodzących oraz procesów związanych ze sprawami wewnętrznymi.

Instalacja i konfiguracja

W kolejnym etapie system został zainstalowany na serwerach klienta. Założone zostały konta użytkowników i zdefiniowana struktura organizacyjna. Następnie, na podstawie informacji zabranych w trakcie analizy, procesy zostały odwzorowane w systemie, a do poszczególnych etapów przypisani uczestnicy i nadano im uprawnienia wynikające z ich ról w procesach.

Po tym etapie nastąpiły szkolenia administratorów systemu i użytkowników. Szkolenia odbywały się w środowisku, w którym w mieli pracować użytkownicy.

W trakcje szkoleń, dzięki zaangażowaniu osób biorących w nich udział, wprowadzone zostały niezbędne modyfikacje zaprojektowanych procesów. Pozwoliło to uniknąć problemów w systemie produkcyjnym.

Proces rejestracji i dekretacji

Dzięki zastosowaniu naszego autorskiego rozwiązania, cała korespondencja jest rejestrowana w postaci elektronicznej, a następnie dekretowana na poszczególne wydziały organizacyjne Urzędu. Rejestracja korespondencji polega na skanowaniu papierowych dokumentów na wysokowydajnych skanerach dokumentowych. Skanowanie korespondencji odbywa się bezpośrednio z poziomu systemu, dzięki czemu jest ona umieszczana w nim automatycznie. Na etapie rejestracji nadawany jest automatycznie kolejny numer oraz przypisywany jest petent/kontrahent, którego dotyczy dany dokument.

Jednym z efektów wdrożenia systemu EODIS NIL BPM jest wyeliminowanie tradycyjnych dzienników korespondencji. Dzięki rejestracji elektronicznej w systemie, możliwe jest wygenerowanie w każdej chwili odpowiedniego raportu, zawierającego wszystkie informacje na temat dokumentów zarejestrowanych w Urzędzie danego dnia.

Rozwiązanie takie pozwala również ograniczyć ilość drukowanych kopii dokumentów w przypadku konieczności przesłania ich do kilku wydziałów. Obecnie, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów, korespondencja może trafić do wielu wydziałów bez konieczności jej powielania.

Dokumenty po zarejestrowaniu trafiają do dekretacji, gdzie są przypisywane do docelowych wydziałów i pracowników. Wdrożenie systemu EODIS pozwoliło znacznie skrócić czas obiegu sprawy, w zamian pracownicy mogą zająć się realizacją i rozwiązywaniem konkretnych spraw.

Realizacja spraw

Pracownicy poszczególnych wydziałów po otrzymaniu zadekretowanej korespondencji, za pośrednictwem systemu zakładają nową sprawę lub dokonują powiązania dokumentu z już istniejącą.

W pierwszym przypadku uruchamiają nową sprawę w oparciu o wcześniej zdefiniowany szablon. Szablon umożliwia powiązanie ścieżki obiegu dokumentów, elektronicznych formularzy oraz załączników wzorcowych, niezbędnych do zrealizowania danego typu sprawy.

W drugim odszukują sprawę, której dotyczy dokument i dołączają go do niej. Wszelkie powiązania pomiędzy dokumentami i sprawami są zapisywane w historii sprawy i dokumentu.

Rozpoczynając nową sprawę, pracownik przypisuje jej właściwy numer RWA w zależności od charakteru sprawy. Następnie system nadaje automatycznie numer zgodny ze wzorcem obowiązującym w danym urzędzie.

Dzięki zdefiniowanym procesom – szablonom realizacji spraw, urzędnicy mają możliwość uruchomienia spraw w oparciu tylko o te procedury, do których mają uprawnienia. Zastosowanie zdefiniowanych ścieżek obiegu dokumentów pozwoliło również uniknąć przesyłania spraw do niewłaściwych osób. Zastosowanie tego typu rozwiązania spowodowało szybsze załatwianie sprawy oraz umożliwiła dokładne prześledzenie historii załatwiania danej sprawy.

Rozbudowany system powiadomień o zbliżających się terminach realizacji poszczególnych spraw pozwala uniknąć sytuacji, w których jakaś sprawa pozostanie bez rozpatrzenia w przewidzianym terminie. Dodatkowo przełożony ma wgląd w sprawy swoich podwładnych i w razie konieczności może w każdej chwili sprawdzić, na jakim etapie realizacji jest dana sprawa i kto jest za nią odpowiedzialny.

Sprawy wewnętrzne

System jest również wykorzystywany do załatwiania wszelkiego rodzaju spraw związanych z bieżącym funkcjonowaniem urzędu i jego pracowników. Za jego pośrednictwem rozpatrywane są wszelkie sprawy dotyczące spraw kadrowych. Pracownicy w systemie EODIS NIL BPM składają wnioski szkoleniowe, wnioski urlopowe, wnioski o dofinansowanie wczasów, wnioski z zapotrzebowaniem na materiały biurowe i eksploatacyjne, itp. Zastosowanie naszego rozwiązania pozwala na lepsze i bardziej efektywne zarządzanie zasobami zarówno ludzkimi, jak i materiałowymi.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu EODIS spowodowało, że obieg dokumentów i spraw w urzędzie został usprawniony i stał się przejrzysty. Za pomocą kilku kliknięć pracownicy są w stanie sprawdzić, kto i w jakim wydziale zajmuje się daną sprawą.

Przełożeni widzą, gdzie znajdują się „wąskie gardła” w procesie realizacji poszczególnych typów spraw i mogą szybko reagować w celu wprowadzenia niezbędnych usprawnień.

System zarządzania dokumentami i sprawami znakomicie ułatwił sporządzanie różnego rodzaju rejestrów i zestawień. Obecnie wystarczy wybrać odpowiedni raport, aby w każdej chwili móc przygotować zestawienie decyzji wydanych w podanym okresie.

Zastosowanie systemu pozwoliło również wyeliminować przypadki zagubienia lub zniszczenia dokumentów w trakcie pracy nad nimi. Obecnie oryginały dokumentów przechowywane są w jednym miejscu, a urzędnicy pracują na ich elektronicznych kopiach.

Dzięki integracji systemu EODIS z BIP'em urzędu, każdy mieszkaniec może za pośrednictwem strony internetowej sprawdzić, jaki jest stan realizacji jego sprawy w urzędzie i kto się nią aktualnie zajmuje. Uzyskanie tych informacji telefoniczne jest dużo łatwiejsze, gdyż pracownik Biura Obsługi Mieszkańca za pomocą kilku kliknięć może sprawdzić stan realizacji sprawy.