Tetra Pak International to firma o zasięgu światowym, wytwarzająca opakowania dla przemysłu spożywczego. Działa w 165 krajach i zatrudnia ponad 20 tysięcy pracowników. W Europie Wschodniej Polska (zaraz po Rosji) jest największym importerem opakowań soków i mleka.

Problem

Główny system ERP Tetra Pak International, składający się z rozwiązań SAP R/3 oraz iSCALA, jest administrowany przez centralę w Szwecji. Dział sprzedaży w Polsce otrzymując zamówienia od klientów, wprowadza je do systemu Epicor iSCALA. Stąd dane pobierane są do systemu centralnego, z którego korzystają fabryki Tetra Pak, rozlokowane w wielu krajach Europy, Ameryki Północnej i Południowej. Fabryki, otrzymując konkretne zamówienia do realizacji, generują dla działów krajowych sprzedaży dwa tygodniowe raporty wysyłane następnie pocztą elektroniczną. Są to:

• wykazy inwentaryzacyjne produkowanych opakowań,
• planowane wysyłki bezpośrednio do klientów partii opakowań.

W ramach istniejącego obiegu informacji w Tetra Pak Polska postanowiono rozwiązać dwa istniejące problemy:

• brak unifikacji procedur i procesów,
• brak mechanizmów alarmowych w strategicznych procesach obsługi klientów (śledzenie statusu realizacji zamówienia, opóźnienia powstałe w procesach produkcji, projektowanie opakowań).

Firma poszukiwała rozwiązania, które wsparłoby zarządzanie spójnymi i uporządkowanymi procesami obsługi klientów (realizacja zamówień) oraz umożliwiłoby wgląd w ich status. Na potrzeby działów sprzedaży i IT Newitech zrealizował ekspertyzy w zakresie zarządzania i optymalizacji procesów biznesowych. W dużej mierze firma wykorzystała istniejące już opisy procesów, przygotowane wcześniej na potrzeby audytu ISO. Główne cele tej pracy koncentrowały się na opracowaniu sposobów poprawy jakości i obniżeniu kosztów obsługi klientów.

Rozwiązanie

Newitech rozpoczął projekt od identyfikacji procesów zachodzących w firmie oraz sporządził dokumentację rozwiązań informatycznych, wspomagających zarządzanie. Po stronie Tetra Pak Polska zaangażowani byli pracownicy działu informatycznego, sprzedaży i obsługi klienta. Newitech poddał badaniu infrastrukturę informatyczną pod kątem jej wykorzystania w zakresie codziennych operacji. W ten sposób uzyskano pełen obraz możliwości połączenia różnych rozwiązań w jedną spójną całość oraz uzyskano podstawową wiedzę niezbędną do optymalizacji procesów.

Kiedy zakończono dokumentację rozwiązań IT oraz zachodzących w firmie procesów, rozpoczęła się faza poszukiwania koncepcji optymalizacji. Jednym z ważniejszych wyzwań było stworzenie systemu, który dawałby pracownikom Tetra Pak Polska bieżący wgląd w status realizowanych zamówień. W tym celu należało zintegrować dane przechowywane w rozproszonych źródłach, m.in. w:

• głównym systemie iSCALA, w którym pracują menadżerowie sprzedaży,
• systemie Master Data Management MDM (trwające i zakończone projekty opakowań),
• systemie SAP R/3 (raporty dostępne w formacie PDF),
• systemie SAP R/3 (status wysyłek do klientów),
• listach produktów załączonych w e-mailach (zapisanych w HTML) wysyłanych przez fabryki do działów sprzedaży.

Newitech zaproponował rozwiązanie oparte na autorskim systemie NIL BPM, integrującym rozproszone źródła informacji (EAI). Jego zadaniem, poza scaleniem danych pochodzących z różnych systemów i plików, była także redystrybucja informacji do odpowiednich użytkowników (np. wysyłanie alertów pocztą elektroniczną lub prezentacja zbiorczych informacji). Aby zagregować te dane w ramach jednego rozwiązania, konsultanci Newitechu zastosowali skrypty niezbędne do ekstrakcji danych i ich odpowiedniego przetworzenia. Prace te, w celu ograniczenia kosztów wdrożenia, zostały wykonane niezależnie od międzynarodowego departamentu informatycznego.

Aby zautomatyzować agregowanie danych, Newitech przygotował następujące moduły rozszerzające funkcjonalność systemu NIL BPM:

• przetwarzania raportów PDF z systemu SAP R/3,
• przetwarzania tygodniowych raportów HTML (raporty przysyłane przez fabryki),
• generowanie list zamówień,
• integracji platformy z serwisami intranetowymi firmy, zawierającymi szczegółowe dane o zleceniach i produkcyjnych parametrach opakowań,
• bezpośredniej komunikacji SQL z lokalnie replikowaną bazą danych systemu ERP.

Powyższe narzędzia pozwoliły stworzyć platformę, która w sposób spójny prezentowała informacje o wybranym kliencie oraz statusie jego zamówień. Newitech wzbogacił rozwiązanie dopełniając je systemem NIL BPM - autorską platformą, wspomagającą zarządzanie procesami biznesowymi. Umożliwiła ona automatyzację ekstrakcji danych oraz pozwoliła wdrożyć narzędzia workflow, wykorzystywane w przypadku wystąpienia określonych zdarzeń lub scenariuszy. Wdrożenie objęło także szkolenie pracowników Tetra Pak z zakresu użytkowania systemu oraz jego dalszego rozwoju.
Tetra Pak Polska ma pełną swobodę w zakresie implementacji kolejnych procedur i narzędzi workflow.

Wyniki

W wyniku analiz udało się zaprojektować i wdrożyć w Tetra Pak Polska platformę zarządzania procesami biznesowymi, opartą o autorski system NIL BPM. W efekcie uzyskano elastyczne rozwiązanie wspomagające działalność biznesową i obieg informacji na styku lokalnego, polskiego biura sprzedaży, jego klientów, fabryk rozlokowanych w wielu krajach oraz międzynarodowej centrali.

Przeprowadzone w Tetra Pak Polska analizy i zgłoszone propozycje optymalizacji procesów stały się prekursorem wielu inicjatyw informatycznych i szkoleniowych w firmie. Przeprowadzone badania i analizy wykazały, dzięki zmianom w procedurach, szereg rozwiązań.

Udało się także wprowadzić poprawki do raportów, przez co wszystkie międzynarodowe oddziały sprzedaży firmy mogą efektywniej komunikować się ze swoimi klientami.

Główne technologie

• Windows Server 2003,
• JBoss 4,
• SQL Server 2000,
• NIL BPM (Micorsoft Windows thick client, J2EE server, SQL Server 2000, Windows Active Directory, Single Sign On mechanism),
• Raporty SAP R/3.